Todo lo que debes saber para trabajar con equipos en remoto

Claves para trabajar en remoto

El pasado día 17 organizamos en Cobuilder una #MalterTalk de la mano de la freelance Juliette Espinosa sobre una de las tendencias más fuertes en el mercado laboral actual, el trabajo con equipos en remoto.

Esta tendencia es, sin duda alguna, una de las claves del futuro del trabajo, un camino en el que como no podía ser de otra forma los freelance son pieza fundamental. Este modelo ha ido ganando terreno, tanto para empresas multinacionales como pymes y startups. Se ha convertido en una opción
ideal no solo para ahorra en costes, si no también para otorgar flexibilidad y calidad de vida a los empleados. Dos de los factores que pueden servir de llave a las empresas para acceder al mejor talento y escoger entre los mejores profesionales, sin importar su ubicación geográfica.

Juliette Espinosa es Project Manager en Malt y toda una experta en esta materia. Co-fundadora y Directora de Tecnologías del estudio de desarrollo de software CodeBerry Solutions. Especialista en formación y dirección de equipos de talento remotos para desarrollar aplicaciones Web y móviles complejas. Consultora TI, Arquitecta de soluciones y SCRUM Master.

Las ventajas y consecuencias positivas del trabajo freelance de manera remota son indiscutibles, así como los grandes desafíos que plantea este nuevo paradigma.

Para implementarlo de manera eficaz y obtener el máximo potencial y productividad de los miembros del equipo, son necesarias metodologías, buenas prácticas y herramientas de software adecuadas. Una serie de aspectos claves que permitirán el trabajo online colaborativo aportar comunicación instantánea y organización, automatizar procesos y flujos de trabajo, y ofrecer un entorno de información compartida, que se mantenga siempre actualizada.

Gracias a Juliette Espinosa y este artículo vamos a indagar y profundizar en buenas prácticas y herramientas que permiten a equipos remotos, principalmente de desarrollo ágil de software, crear una cultura organizativa orientada a la productividad y eficiencia, tanto individual como colectiva.

Los principales retos que afronta hoy en día el trabajo en remoto

Cuando se menciona «trabajo remoto», muchas personas piensan que es una tendencia totalmente nueva; sin embargo, esta necesidad surgió desde los inicios de expansión de las empresas, cuando comenzaron a distribuir sus diferentes sedes geográficamente de forma nacional e internacional. Sí que es cierto, que este paradigma ha tenido un mayor impacto en la sociedad con la adopción de nuevos modelos laborales por algunas empresas, que ofrecen a sus empleados la opción de teletrabajo; así como la revolución del trabajo freelance.

“Un equipo remoto es un grupo de colaboradores, geográfica u organizacionalmente dispersos, que se reúnen utilizando una combinación de telecomunicaciones y tecnologías de la comunicación que les permiten ejecutar con éxito una tarea organizacional.”

Bell y Kozlowski (2002)

“Un equipo virtual – tanto sí están al otro lado de la calle, como al otro lado del mundo – es un equipo cuyos miembros trabajan simultáneamente para la consecución de un propósito común mientras se encuentran físicamente separados.”

Yael Zofi

El caso es que, si un equipo se encuentra en locaciones físicamente distantes, y además tiene colaboradores freelance, se enfrentará a retos que deben ser superados día a día, para lograr un trabajo exitoso. Alcanzar un nivel de cooperación, comunicación, motivación, al no estar presentes en el mismo lugar, requiere una manera diferente de gestionar al personal y distribuir el trabajo. Gracias a los avances tecnológicos, de hardware, software y telecomunicaciones, se ha hecho posible implementar estos entornos bajo los siguientes retos principales:

  • Superar las barreras geográficas, culturales e ideológicas. Pero también, las barreras idiomáticas, ya que aun cuando existe o se establece un idioma común en el equipo existen particularidades en los diferentes países.
  • Accesibilidad de los miembros en diferentes husos horarios.
  • Gestión a distancia de los recursos.
  • Creación y mantenimiento de la cultura organizacional.
  • Lograr confianza bidireccional y de compromiso. Entusiasmo y motivación a distancia.
  • Detección y solución de problemas o conflictos.
  • Feedback, evaluación y reconocimiento de los colaboradores remotos.
  • Alta rotación de personal freelance en proyectos cortos, que no llegan a integrarse completamente a la organización.

Trabajar en remoto es un reto, pero si algunas de las empresas más punteras lo estás utilizando es porque tiene una serie de ventajas

El trabajo remoto es un esquema laboral que beneficia por igual a empresas y a trabajadores. Por ello, cada día más instituciones están adoptando esta modalidad. Los equipos remotos otorgan a sus empleados un balance más saludable, libre y flexible entre su trabajo y su vida personal. Asimismo, les da la oportunidad a las empresas de construir, sin ataduras ni mayores
implicaciones legales o de costes, equipos eficientes y enfocados a objetivos precisos. Diferentes estudios aseguran los siguientes beneficios:

  • Acceso a talento más cualificado, no importan las barreras geográficas.
  • Incremento de la creatividad y originalidad, a partir de la diversidad.
  • Fomento de un ambiente de trabajo más equilibrado.
  • Incremento de la productividad de los empleados.
  • Disminución del número de descansos o bajas por enfermedad.
  • Disminución del número de dimisiones de los empleados.
  • Mayor satisfacción de los empleados.
  • Mayor calidad de vida de los empleados.
  • Disminución en tiempo, costes de desplazamiento de los empleados y de gatos de la empresa, por tema de pago de oficinas, seguridad social, entre otros.
  • Aumento de las ganancias de la empresa.

¿Es más útil para grandes o pequeñas empresas?

Las empresas vanguardistas tienen visiones contrapuestas sobre cómo mantener una alta productividad de sus empleados. Google, Facebook y Twitter optan por consentir a sus trabajadores con buffet gratuito, gimnasio, transporte y otros servicios, que los ayude a mantenerlos en el mismo recinto y aprovechar al máximo sus horas dedicadas. Otras, como
Automattic, GitHub y Mozilla, creen que lo mejor es ofrecer a sus empleados flexibilidad horaria y libertad de no asistir a la oficina.

En cualquier caso, en empresas grandes y medianas, distribuidas a nivel nacional e internacional, el trabajo remoto es útil y necesario debido a que la ubicación geográfica de sus sedes implica que tengan equipos de trabajo, que en ocasiones necesitan colaborar entre ellos, de forma remota.

Hay que añadir que, la posibilidad de que sus empleados trabajen desde casa o cualquier lugar que deseen, les permite mantener costes más bajos, además de felices y motivados; así como contratar a personal con mayores capacidades a menores salarios, sin importar su ubicación geográfica. Estos elementos son sumamente importantes para competir en la dinámica sociedad contemporánea, donde la innovación es un factor clave. Los mismos preceptos se aplican a pequeñas empresas y startups, donde el tema económico es aún un elemento más crítico, y donde la innovación igualmente puede ser un factor diferencial para lograr el éxito.

La comunicación como aspecto clave

La comunicación, coordinación y colaboración entre los miembros es fundamental en cualquier equipo de trabajo, sea o no remoto.

En el caso de equipos remotos este aspecto toma aún más relevancia pues las personas no coinciden en la misma oficina, y realizan su trabajo de forma más independiente, incluso en diferentes horarios. Cuando se trabaja en un mismo recinto es más fácil clarificar cualquier duda o incomprensión
con los compañeros para poder avanzar en las tareas asignadas a cada cual; mientras que de forma remota una falta o incongruencia comunicativa, puede dar pie a un malentendido, que puede tener un costo mayor.

Una mala comunicación puede implicar que no se realice una tarea, o que se haga de forma inadecuada y sea necesario rehacerla. En equipos distribuidos, tanto la comunicación escrita como oral es una prioridad. Todas las tareas deben estar descritas a nivel detallado, de forma que puedan ser comprendidas por las personas involucradas. Se deben adicionar además los recursos compartidos que sean necesarios para complementar la explicación de las tareas: imágenes, videos, audios, etc. Todo este contenido escrito debe desplegarse bajo un ambiente de colaboración e intercambio, que permita clarificar dudas y aportar elementos relevantes por cada miembro.

También es crítico la realización de reuniones virtuales sistemáticas (cortas y con objetivos claros), en horarios donde todos los miembros involucrados estén disponibles, para coordinar el trabajo a realizar y analizar cualquier problema que impida el progreso de este.

Igualmente, los encuentros personales, aunque sean mínimos (1 o 2 veces al año), son una buena práctica. Estos permiten acercar y permitir socializar a los miembros, lograr un buen clima laboral y mejorar la cultura organizacional. Algunas ideas que aplican ciertas empresas para esto
son: organizar eventos, organizar formaciones presenciales, desplazar a miembros de una oficina a otra por períodos cortos. Estas soluciones, evidentemente tienen un coste; no obstante, las ventajas objetivas que aportan hacen que merezca la pena asumirlo.

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