El trabajo en remoto no es trabajar desde casa

Epifanía Pascual, consultora de Transformación Digital nos da las claves para entender y aplicar el teletrabajo en tu negocio.

Claves del trabajo en remoto

En una cultura laboral tan presencialista como la española, la situación que nos ha tocado vivir en los últimos meses a raíz de la epidemia del Covid-19 ha puesto de manifiesto no la falta de implantación en las mayorías de las empresas de procesos y protocolos para trabajar en remoto, así como las dificultades de trabajadores y managers sobre cómo organizarse.

Huelga decir que lo que hemos practicado estos meses, en la mayoría de los casos, no constituye en sí trabajo remoto, sino que se trata más bien de un presencialismo a distancia, o telepresencialismo. Teletrabajar o trabajar en remoto, no supone reproducir exactamente lo mismo que hacemos en la oficina (horarios, protocolos, medios de comunicación) pero desde cualquier otro sitio (lamentablemente, en estos últimos meses solo desde casa). 

Epifanía Pascual, Interim Manager y experta en Digital Business, es consultora de Transformación digital con experiencia de más de 15 años trabajando en remoto en empresas como Sulake, Packlink o Malt.

Una experiencia que ha compartido con nosotros a través de su Malt Academy el pasado 2 de junio y ahora a través de este artículo y en el que se recogen algunas de las principales claves a tener en cuenta la hora de instaurar una verdadera política de teletrabajo.

¿Qué es el teletrabajo?

Empezar a teletrabajar es un proceso, no es algo que pueda implantarse del día a la noche, sino que requiere de una cuidada organización y adaptación. Además, es posible que haya que pivotar algunas partes de ese proceso para adaptarnos a la cultura de la empresa o a las necesidades del mercado. 

Las empresas que creen en el trabajo en remoto y, por tanto, lo aplican de una manera continuada, consciente y como parte de los valores de su empresa (no como un simple beneficio para sus trabajadores) tienen que ser, mucho más organizadas, con mayor planificación y exquisitas en la forma en la que se comunican tanto interna como externamente.

Los beneficios del trabajo remoto son claros para ambas partes. Para los trabajadores supone más flexibilidad, autonomía y posibilidades de conciliación con la vida personal. Para las empresas supone más productividad (según el Stanford Institute for Econonomic Policy, los equipos que trabajaban en remoto son un 13% más eficientes que en el periodo anterior), más eficiencia, cuentan con trabajadores más motivados y pueden acceder al mejor talento al no limitarse a la zona geográfica donde está situada la empresa. Además del obvio ahorro en espacios físicos en oficinas.

Tres máximas para la gestión de equipos en remoto

Cuando empezamos a trabajar en remoto es muy importante analizar como vamos a trabajar en equipo de manera colectiva: cómo nos vamos a relacionar con nuestros equipos, y, si somos managers, cómo vamos a gestionar a un equipo en remoto.

Aquí entran en juego estas tres máximas:

  • “Cuánto más controles a tu equipo, menos eficiencia tendrá”
  • “Los trabajadores solo pueden ser responsables por lo que se espera de ellos”
  • “Los comportamientos que recompenses serán tus valores” 

Áreas a las que hay que prestar especial atención

Se exquisito en tu comunicación

Trabajar en remoto implica ser mucho más cuidadoso con la forma y los canales con los que nos comunicamos. Hay que establecer un plan de comunicación donde expliquemos a toda la empresa las reglas del trabajo en remoto.

Ser exquisito en la comunicación implica también evitar las interrupciones y cuidar la concentración del equipo.

Documenta todo

Una de las claves del trabajo remoto es no tener que tocar el hombro de tu compañero para pedirle información sobre algo que seguro que alguien ha preguntado antes.

Es imprescindible acostumbrar a toda la empresa a documentar procesos, proyectos, resultados de reuniones, etc. Esto ayuda a que se produzca un círculo virtuoso de auto-búsqueda, auto-servicio y auto-aprendizaje. El traspaso individual de conocimiento es muy costoso.

La responsabilidad de documentar es de todos, incluidas las altas esferas.

Presta atención a las reuniones.

Las reuniones ya son en el mundo presencial el gran agujero negro de la productividad. Aprovechemos la oportunidad que nos brinda el trabajo en remoto para hacerlas más eficientes y productivas.

En primer lugar, cada reunión debe venir acompañada de una agenda y una documentación previa para que los asistentes puedan prepararla. Después de la reunión, documentar los “minutes” hará más fácil la transmisión de la información para los no asistentes, así como el ejecutar las decisiones tomadas en dicha reunión.

Fijar objetivos claros y concretos.

Los trabajadores solo pueden ser reconocidos y evaluados por lo que se espera de ellos, por lo que las prioridades y expectativas deben ser claras, fijando quienes son los responsables, qué deben entregar y en qué plazos. Podemos, y debemos, dejar flexibilidad en la forma de conseguir los resultados.

Es importante, también, reconocer los éxitos y los retos, y apoyar de manera individual a cada miembro del equipo a través de sesiones 1to1. 

Comunicación informal.

En un entorno de teletrabajo, la comunicación informal debe de coordinarse de manera formal. Crea momentos y espacios para que los equipos puedan relacionarse y hablar sobre temas no laborales. Por ejemplo (pero usa tu creatividad para buscar fórmulas innovadoras), tener sesiones diarias de videoconferencias solo para saludar, comidas virtuales, happy hours, o canales de Slack para compartir ideas de ocio, etc.

Es importante mantener al equipo cohesionado y unido.

Cuida tus valores y a tu equipo.

Uno de los mayores retos de las empresas que implementan el teletrabajo es cómo mantener y hacer evolucionar su cultura y sus valores.

Los valores se refuerzan cuando los usas: es lo que hacen los líderes, se usan en los procesos de selección y se refuerzan en los onboarding, se manifiestan en las evaluaciones 360º, y también como criterios para promociones o salidas de la compañía.

Recuerda: Los comportamientos que recompenses serán tus valores”.

Por otro lado, el trabajo en remoto tiene el riesgo del aislamiento, que puede provocar desmotivación y, finalmente, el síndrome del burnout o sentirse quemado con el trabajo. Es importante enseñar a los equipos a trabajar en remoto y a desconectar para evitar estas situaciones descritas.